Professionell auf Papier – die richtige Gestaltung für einen Geschäftsbrief finden

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Das Deutsche Institut für Normung hat Richtlinien für die Korrespondenz in Deutschland und über die Landesgrenzen hinaus entwickelt. Diese DIN-Normen stellen kein Gesetz dar. Stattdessen handelt es sich um Empfehlungen, die die Korrespondenz eindeutig und zweckmäßig strukturieren. Die Richtlinien kommen vor allem bei einem Geschäftsbrief zum Einsatz. Sie dienen aber auch der Strukturierung des privaten Briefverkehrs.

Was ist eigentlich ein Geschäftsbrief?

Unter einem Geschäftsbrief versteht man jegliche Schriftverkehrsform, die ein Unternehmen anwendet, um sich auf einen geschäftlichen Vorgang zu beziehen und zwar unabhängig vom Medium. Hierzu zählen demnach Briefe, Faxe, E-Mails und weitere Formen des Schriftverkehrs. Laut einer engen Definition handelt es sich bei einem Geschäftsschreiben nur um einen Geschäftsbrief, wenn das Layout entsprechend gestaltet ist.

Wenn Sie die Normen für den Geschäftsbrief einhalten, hinterlassen Sie einen professionellen Eindruck bei einem potenziellen Vertragspartner bzw. beim Kunden.

Normgerechte Geschäftsschreiben haben einen starken Effekt auf den Leser. Sie können dessen Entscheidung für oder gegen Ihr Produkt stark beeinflussen. Das ist darauf zurückzuführen, dass das Schreiben oftmals das Erste ist, was der Kunde von Ihrem Unternehmen wahrnimmt.

Die drei Grundregeln für einen Geschäftsbrief

Es gibt drei grundlegende Merkmale eines Geschäftsbriefs:

  1. Der Aufbau ist übersichtlich und gut strukturiert
  2. Es werden ausschließlich relevante Punkte angesprochen (Fokus auf das Wesentliche)
  3. Schachtelsätze sind zu vermeiden (klare, leicht verständliche Formulierungen)

Welche Normen gibt es für den Geschäftsbrief?

Folgende drei Normen haben Relevanz für den Geschäftsbrief:

  • DIN 5008: Diese Norm definiert die Optik von Briefen. Sie gibt Informationen bezüglich der richtigen Gestaltung des Briefkopfes (Absender und Empfänger), hinsichtlich der Fußzeile (Anrede und Briefende) sowie in Bezug auf mögliche Aufzählungen, Hervorhebungen und Zahlen. Das Ziel besteht in der einheitlichen Gestaltung von Geschäftsbriefen.
  • DIN 676: Diese Norm bestimmt die einheitlichen Maße für Vordrucke. Sie stellt sozusagen die Grundlage für das Brief-Layout dar, d.h. die Norm 676 determiniert die Position der Falzmarken und beispielsweise auch das Anschriftenfeld. Die Grundaufgabe dieser Norm ist die Sicherstellung, dass der Brief ordentlich gefalzt und gelocht in Briefumschlägen mit Fenstern verschickt werden kann.
  • DIN 680: Diese Norm zielt darauf ab, dass jedes Dokument genau in den vorhergesehenen Briefumschlag passt. Sie präzisiert die festgeschriebenen Maße für Briefumschläge und Brieftaschen.

Die DIN 676 wurde mittlerweile in den DIN 5008 Standard integriert, sodass man meist von einem Geschäftsbrief nach DIN 5008 spricht. Diese Norm umfasst u.a. auch die folgenden Aspekte:

  • die Einbindung von Grafiken, Diagrammen und Abbildungen in ein Dokument
  • die Integration von werbenden Elementen in ein Geschäftsschreiben
  • Anschriftenfeld samt integriertem Angabefeld für mögliche Rücksendungen (Rücksendeoption)
  • die Regelung zur Gestaltung von längeren Fließtexten

Was gilt es noch zu beachten?

Die DIN 5008 hat lediglich einen Empfehlungscharakter. Das gilt aber nicht für die vom Gesetzgeber vorgegebenen Pflichtangaben. Diese sind obligatorisch für jedes im Handelsregister eingetragene Unternehmen. Diese Vorgaben müssen bei der Gestaltung des Geschäftsbriefs bzw. des Briefbogens unbedingt eingehalten werden. Andernfalls drohen Zwangsgelder von bis zu 5.000 Euro. Die Form der Pflichtangaben ist nicht gesetzlich reglementiert, d.h. Sie können entsprechend des Corporate Designs agieren.

Was uns zum nächsten Punkt bringt: Es ist natürlich wenig nützlich, wenn Ihr Geschäftsbrief die DIN-Normen und die Pflichtangaben einhält, jedoch nicht dem visuellen Erscheinungsbild Ihres Unternehmens entspricht. Der Geschäftsbrief sollte, ebenso wie sämtliche weitere Kommunikationsmittel und Geschäftsunterlagen, einen einheitlichen und unverwechselbaren Auftritt ermöglichen. Hierzu sollten Sie unbedingt das grafische Leitbild Ihres Unternehmens berücksichtigen.

Kein Geschäftsbrief ohne Corporate Identity

Ein Brief ist grob in den Briefkopf, den Textteil und den Brieffuß unterteilt. Ein unverwechselbarer Geschäftsbrief muss unbedingt das Logo Ihrer Firma enthalten. Der richtige Ort, um das Logo zu platzieren ist oberhalb des Briefkopfes, also der freie Platz über den Adressfeldern. Das Logo kann entweder mittig oder rechts- bzw. linksbündig platziert werden. Möchten Sie den Erfolg Ihres Unternehmens herausstellen, können Sie weitere Niederlassungen, Filialen oder Büros angeben. Sie können diese Angaben entweder deutlich sichtbar machen oder Sie platzieren sie eher verhalten am Ende des Briefs, sprich: mit den Bankinformationen etc.

Sofern Ihr Corporate Design eine bestimmte Farbe und/ oder Typografie als Hausschrift verwendet, sollten Sie diese auch bei einem Geschäftsbrief sowie bei sämtlichen anderen Texten verwenden. Hierbei handelt es sich um ein sehr effektives Wiedererkennungsmerkmal. Trennungslinien (z.B. horizontal) sind weitere Designelemente, die den Geschäftsbrief professionell aussehen lassen.

Sollten Sie weitere Informationen zu diesem Thema benötigen, nehmen Sie Kontakt zum Team von LEINEBERGLAND DRUCK auf! Gemeinsam finden wir sicher die richtige Gestaltung für Ihren Geschäftsbrief!

leinebergland-druck.de